Classificação por linhas

Nas tabelas de dados do Excel frequentemente trabalhamos com dados sendo analisados na vertical. Esses dados podem ser facilmente classificados com o Comando Classificar do Excel.

Mas e quando precisamos classificar por linhas e não por colunas?

Observem a tabela abaixo:

Cada colaborador trabalhou em 4 máquinas fazendo produções distintas em cada uma delas.

Como podemos classificar pela maior produção de João, por exemplo?

Nesse momento iremos classificar pela horizontal (linhas) e devemos informar isso ao Excel, conforme segue sequência de imagens a seguir:

A maior produção de João ocorreu na máquina 3.

Um comando fácil mas como esse tipo de classificação dificilmente é usado acabamos esquecendo de sua existência.

Usando o Excel para acompanhar as Olimpíadas

Nessa semana começa o grandioso espetáculo esportivo que aguardamos por quatro anos. Além que ser um excelente entretenimento é também uma fonte valiosa de percepção da superação de limites, da vitória, da estratégia.

Sempre queremos estar informados como anda a performance da nossa delegação olímpica e para isso acessamos os sites que mais gostamos afim de acompanharmos o quadro de medalhas.

Porém esse acompanhamento pode ser facilmente acompanhado com a utilização do Excel.

Ele possui um recurso de importação de dados externos que possibilita estarmos conectados a sites esportivos que fazem a atualização do quadro de medalhas.

Para isso, basta selecionarmos o menu Dados >> Importação da Web.

Em seguida informamos qual o site que possui o quadro de medalhas sendo atualizado. Abrirá na tela abaixo o próprio site com alguns ícones amarelos que permitem uma seleção e – consequentemente – a seleção daquela parte específica do site para importarmos ao Excel.

Nem sempre o que é retornado ao Excel fica da uma forma organizada e colunada. Para isso dependemos das fórmulas avançadas que o Excel possui como SOMASE, PROCV, MATRIZES ou de Tabelas Dinâmicas.

Vejam um passo a passo criado como base no quadro de medalhas das olimíadas de 2008 para poderem aplicar ao quadro dessa ano, quando estiver liberado:

1) Acessar a página que contém o quadro de medalhas:

2) Após clicar em importar definir local de destino no Excel:

3) Como os dados serão retornados de forma bagunçada, é necessário selecionar todas as colunas e formatar seu tamanho:

4) Outro passo é ocular as linhas que não possuem as informação que queremos pois o quadro de medalhas inicia a partir da linha 216. O que estiver acima disso é irrelevante. Porém não adianta deletar o conteúdo pois ele irá retornar cada vez que atualizarmos a planilha:

5) Em seguida congelamos a linha que contém o cabeçalho das colunas:

6) A planilha está basicamente pronta para o uso. Agora é só clicarmos em atualizar que nossa planilha receberá a atualização direto do site informado:

O que vem em seguida é o uso da criatividade e utilização de recursos básicos do Excel para formatarmos nossa tabela.

Vale ressaltar que o site escolhido aqui nesse post como modelo poderá não se aplicar para as Olimíadas desse ano. Mas cabe uma pesquisa em outros sites para vermos o que melhor se integra a nossa planilha.

Esse exemplo serviu para vermos como trabalhar com um recurso poderoso do Excel. Partindo para o âmbito corporativo podemos fazer pesquisas de indicadores financeiros, conteúdos RSS, entre outros.

Boa diversão a todos e vamos na torcida pelo Brasil!

Sucesso!

Cálculo do percentual invertido

Sempre que trabalhamos com percentuais podemos analisar cálculos como esses:

• Quanto equivale 10% de 525? R.: 52,50 [525 x 10 / 100]
• Quantos por cento correspondem R$ 15,00 do montante de R$ 1.500,00? R.: 1% [15 / 1500 * 100]
• Qual o resultado se aplicarmos 20% ao valor de R$ 2.460,00? R.: R$ 2.952,00 [2.460,00 * ( 1 + 20 / 100)]
• Qual o resultado se retirarmos 15% do valor de 600? R.: 510 [600 * (1-15/100)]

Agora, vejamos o seguinte cenário:

Prestei um serviço no valor de R$ 10.000,00 a empresa X. Sou obrigado a recolher o imposto sobre o serviço dessa nota de 3%, ou seja, tenho a receber R$ 10.000,00 pela prestação do meu serviço mas devo pagar à prefeitura de minha cidade 3% desse valor [10.000,00 * 3 / 100] = R$ 300,00.

Porém eu desejo receber o valor líquido de R$ 10.000,00 e combinei com meu cliente que poderei adicionar o custo do serviço ao valor da nota fiscal. Sendo assim, a nota fiscal sairá com o valor de R$ 10.000,00 acrescidos 3% de ISS para que, quando formos descontar os 3% do valor da nota eu fique com R$ 10.000,00 líquido.

Observe o cálculo normal, como nos exemplos acima:

Acrescentar 3% ao valor de 10.000,00 = 10.000,00 * (1+3/100) = 10.300,00. Isso quer dizer que devo emitir a nota fiscal com o valor de R$ 10.300,00 para que, quando eu pagar o ISS eu ainda fique com R$ 10.000,00 líquido, certo?

Vamos ver como ficaria o cálculo tirando os 3% da nota emitida: 10.300,00 * (1-3/100) = 9.991,00, ou seja, não fechou o valor de R$ 10.000,00 que eu havia previsto.

Isso ocorre porque, quando trabalhamos com percentuais estamos lidando o todo, ou 100%.

10.300,00 é a gora o novo valor correspondente ao todo. Se tirarmos 3% desse valor ficaremos com 9.991,00 em vez de 10.000,00.

Resumindo o problema:

10.000,00 + 3% = 10.300,00

10.300,00 – 3% = 9.991,00

Entenderam a diferença?

Para resolver esse problema devemos usar o seguinte cálculo: 10.000,00 / ((100-3) / 100), ou 10.000,00 / 97% = 10.309,28. Agora estamos dividindo o valor principal por 100 menos o percentual que desejamos encontrar.

Então, para que eu receba R$ 10.000,00 líquido mesmo pagando depois 3% do valor emitido, eu devo emitir minha nota fiscal com o valor de 10.309,28.

Incorreto:
10.000,00 + 3% = 10.300,00
10.300,00 – 3% = 9.991,00

Correto:
10.000,00 / 97% = 10.309,28
10.309,28 – 3% = 10.000,00

O poder do Fluxo de Caixa

Existem vários fatores que afetam o fluxo financeiro de uma empresa, como altas taxas de juros e cortes de créditos ou até mesmo os prazos obtidos com fornecedores e concedidos a clientes. Por estas razões e muitas outras é que se torna fundamental a adoção do “Fluxo de Caixa” como instrumento de controle e também como base para tomada de decisões.

O Fluxo de Caixa, pode ser utilizado tanto como ferramenta de gestão operacional (curto prazo), como uma forma de gestão estratégica (médio e longo prazo) fazendo uma projeção futura de entradas e saídas de recursos financeiros, por um determinado período.

O seu objetivo, dentre vários, é ajudar no planejamento estratégico da empresa, controlar do dinheiro que entra e sai, prever períodos em que haverá sobras de caixa ou necessidades sobre buscar fontes para financiar as necessidades de caixa, planejar uma possível aquisição de equipamentos e etc.

Para a montagem da projeção do fluxo de caixa devemos considerar os seguintes dados:

Entradas

• Vendas à Vista;
• Vendas à prazo (duplicatas, cheques pré-datados e cartão de crédito);
• Venda de Imobilizado (observar se não irá prejudicar as operações da empresa);
• Empréstimos e/ou financiamentos junto à Bancos
• Juros Recebidos de clientes;
• Rendimentos de aplicação financeira;
• Aumento de capital.

Saídas

• Distribuição dos lucros;
• Pró-labore;
• Pagamentos de juros a fornecedores;
• Aquisição de equipamentos (Capital de Giro por Capital Fixo);
• Compra à Vista;
• Pagamento de Fornecedores;
• Impostos;
• Despesas Operacionais (Folha de pagamento, aluguel, água, luz, telefone, honorários).

O fluxo de caixa, quando gerado com eficiência, é uma poderosa ferramenta para a gestão de negócios. As informações devem ser detalhadas, o gestor deve ter domínio do ciclo operacional da empresa e também é fundamental a implantação de controles auxiliares.

Pode ser usado por empresas de qualquer porte ou até mesmo por pessoas físicas.

Lembre-se que é uma ferramenta de gestão que pode lhe dar suporte para decisões futuras com base nos dados atuais, desde que estes números sejam reais e atualizados religiosamente.

Para empresas (ou até mesmo indivíduos) que possuem um software de gestão, pode-se montar um fluxo de caixa utilizando uma integração entre o Excel e o software fazendo assim com que o processo se torne automatizado.

Depois que começamos a usar essa ferramenta fica praticamente impossível viver sem ela.

 

Sucesso e bons negócios!

 

Uso do Excel para Balanced Scorecard e BI

O Excel é uma forma excelente e de baixo custo para provar a necessidade e o valor de um Balanced Scorecard ou Business Intelligence.

É bom senso do gerenciamento querer ver um sistema em funcionamento para testar os conceitos, antes de fazer colocar no orçamento do ano o desenvolvimento e centenas de milhares de reais que todo um sistema de Business Intelligence pode custar.

Vantagens de usar o Excel para painéis operacionais:

• Os negócios mudam rapidamente: É necessária rapidez na análise. Muitas vezes a equipe de TI não tem condições de prestar o atendimento na hora desejada.
• Os usuários conhecem suas próprias suposições e regras: No Excel, os usuários podem modificar variáveis e fórmulas rapidamente, conforme o ambiente se modifica.
• São necessárias soluções de baixo custo: Algumas situações requerem soluções simples, de baixo custo, que nunca resistiriam ao rigor e aos recursos requeridos por um sustema que passou por todo o processo de TI.
• Os usuários conhecem o Excel: Muitos usuários não tem tempo para aprender um novo sistema de Business Intelligence, quando já conhecem o Excel.
• Os usuários tem soluções existentes em Excel: A implementação de um sistema de Business Intelligence também forçaria os usuários a recriarem todas as suas ferramentas existentes e as soluções utilizadas para gerenciais crises diárias. Sem essas ferramentas existentes, eles andariam ainda mais para trás.

Fonte: texto adaptado de Person, Ron; Balanced Scorecard & Painéis Operacionais com Microsoft Excel; ed. 2010; pág. 153.

 

 

Os 10 principais motivos para experimentar o Excel 2010

1. Crie gráficos de dados em uma única célula.

Com Minigráficos, um novo recurso do Excel 2010, você pode criar pequenos gráficos em uma única célula para rapidamente detectar padrões nos seus dados. Trata-se de uma maneira fácil e rápida de realçar importantes tendências de dados, como aumentos ou quedas sazonais, poupando uma boa parte do seu tempo.

2. Direcione sua atenção rapidamente aos pontos de dados certos.

O Excel 2010 oferece aprimoramentos de filtro inéditos e empolgantes. O recurso Segmentação de Dados proporciona uma visualização detalhada dos modos de exibição Tabela Dinâmica e Gráfico Dinâmico, para que você possa segmentar e filtrar os dados dinamicamente com o objetivo de exibir exatamente o que precisa. Com o novo filtro de pesquisa, você perde menos tempo filtrando conjuntos de dados extensos nas suas tabelas e modos de exibição Tabela Dinâmica e Gráfico Dinâmico, dedicando mais tempo a tarefas de análise.

3. Modele e analise eficientemente quase todos os dados.

O suplemento PowerPivot para Excel 2010, um download gratuito, oferece tecnologias pioneiras, como a integração simplificada de dados de várias fontes e a manipulação extremamente rápida de conjuntos de dados extensos com até milhões de linhas. Os usuários corporativos podem publicar e compartilhar análises facilmente por meio do Microsoft SharePoint Server 2010 e fazer com que outros usuários se beneficiem dos mesmos recursos de Segmentação de Dados, Tabela Dinâmica e consultas rápidas ao trabalharem em seus relatórios dos Serviços do Excel.

4. Acesse suas planilhas de praticamente qualquer lugar.

Publique suas planilhas online e acesse, visualize e edite-as praticamente em qualquer computador ou do seu dispositivo Windows Phone 7. Com o Excel 2010, você pode aproveitar as vantagens de uma excelente experiência com planilhas em vários locais e dispositivos.

• Microsoft Excel Web App: Edite pastas de trabalho em um navegador da Web quando estiver longe de casa, do escritório ou da escola, sem comprometer a qualidade da exibição.
• Microsoft Excel Mobile: Permaneça sempre em dia e tome providências imediatas sempre que necessário usando a versão móvel do Excel no Windows Phone 7.

5. Conecte, compartilhe e produza mais ao trabalhar em equipe.

A coautoria no Microsoft Excel Web App possibilita que você edite a mesma planilha com outras pessoas simultaneamente em diferentes locais. É possível ver quem está trabalhando em uma planilha ao mesmo tempo que você. As alterações feitas por outras pessoas aparecem logo depois de efetuadas. Além disso, com o número de editores visível na barra de status, você sempre sabe quem mais está editando a pasta de trabalho.

6. Agregue mais sofisticação às suas apresentações de dados.

A Formatação Condicional no Excel 2010 proporciona maior controle sobre estilos e ícones, oferece barras de dados aprimoradas e permite realçar itens específicos com apenas alguns cliques. Você também pode exibir barras de dados para valores negativos, com o objetivo de ilustrar os visuais de dados com mais precisão.

7. Aproveite os Gráficos Dinâmicos mais interativos e dinâmicos.

Reúna rapidamente mais informações com a capacidade de mostrar diferentes modos de exibição diretamente em um Gráfico Dinâmico, independentemente dos modos de exibição de Tabelas Dinâmicas, para analisar e capturar o panorama mais atraente dos números.

8. Faça coisas com mais rapidez e simplicidade.

O Excel 2010 simplifica a maneira de acessar recursos. O novo modo de exibição Microsoft Office Backstage™ substitui o tradicional menu Arquivo para permitir que você salve, compartilhe, imprima e publique as planilhas com apenas alguns cliques. E com a Faixa de Opções aprimorada, você pode acessar seus comandos favoritos de forma ainda mais rápida, personalizando guias ou criando a sua própria guia para personalizar a experiência de acordo com o seu estilo de trabalho.

9. Canalize mais energia para criar planilhas maiores e mais complexas.

Analistas e usuários avançados têm um motivo para comemorar! Com a nova versão de 64 bits do Excel 2010, quantidades maciças de informações podem ser analisadas de maneira mais fácil do que nunca. Analise conjuntos de dados complexos e extensos com tamanhos de arquivo superiores ao limite de 2 GB das versões anteriores do Excel.

10.Publique e compartilhe com os Serviços do Excel.

A integração do SharePoint Server 2010 com os Serviços do Excel permite que os usuários corporativos compartilhem análises e resultados na organização por meio da publicação de planilhas na Web. Desenvolva um painel de business intelligence e compartilhe importantes informações corporativas de forma mais abrangente com colegas de trabalho, clientes e parceiros de negócios, tudo isso em um ambiente com segurança reforçada.

Extraído do site http://office.microsoft.com/pt-br/os-10-principais-motivos-para-experimentar-o-excel-2010-HA101631720.aspx?WT.mc_id=wap_ptbr_txta_excel em 08/05/2012.

PowerPivot

O PowerPivot se refere a uma coleção de aplicativos e serviços que fornecem uma solução de ponta a ponta para criar e compartilhar business intelligence usando o Excel e o SharePoint.

O PowerPivot está integrado ao Excel e ao SharePoint. Em um ambiente do Excel, o PowerPivot para Excel fornece uma experiência de criação e análise familiar na estação de trabalho. Em um farm do SharePoint, o PowerPivot para SharePoint adiciona aplicativos e recursos do servidor que oferecem suporte ao acesso e gerenciamento de dados do PowerPivot para pastas de trabalho publicadas no SharePoint. Os componentes de servidor do PowerPivot carregam os dados, processam consultas, executam atualizações de dados agendadas e controlam o uso do servidor e das pastas de trabalho no farm.

O que é o PowerPivot para Excel

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O PowerPivot para Excel é uma ferramenta de criação usada para criar dados PowerPivot em uma pasta de trabalho do Excel. Use objetos de visualização de dados do Excel, como Tabelas Dinâmicas e Gráficos Dinâmicos, para apresentar os dados do PowerPivot que foram inseridos ou referenciados em um arquivo de pasta de trabalho (.xlsx) do Excel.

O PowerPivot para Excel oferece suporte para business intelligence de autoatendimento das seguintes maneiras.

• As limitações atuais de linha e coluna no Excel foram removidas, para que você possa importar muito mais dados.
• Uma camada de relação de dados permite a você integrar dados de origens diferentes e funciona com todos os dados holisticamente. Você pode inserir dados, copiar dados de outras planilhas ou importar dados de bancos de dados corporativos. Você pode criar relações entre os dados para analisá-los como se fossem originados de uma única fonte.
• Criar dados portáteis reutilizáveis. Os dados permanecem dentro da pasta de trabalho. Você não precisa gerenciar conexões de dados externas. Se você publicar, mover, copiar ou compartilhar uma pasta de trabalho, todos os dados seguirão o mesmo procedimento.
• Os dados do PowerPivot estão completa e imediatamente disponíveis para o restante da pasta de trabalho. Você pode alternar entre as janelas do Excel e do PowerPivot para trabalhar com os dados e sua apresentação em Tabelas Dinâmicas ou gráficos de um modo interativa. Trabalhar em dados ou trabalhar em sua apresentação não são tarefas separadas. Você trabalha em conjunto no mesmo ambiente do Excel.

O PowerPivot para Excel permite a você importar, filtrar, classificar muitos milhões de linhas de dados, muito além do limite de um milhão de linhas no Excel. Classificar e filtrar são operações extremamente rápidas porque são executadas por um processador VertiPaq do Analysis Services local que é executado dentro do Excel.

Acima de tudo, o PowerPivot para Excel permite a você criar relações entre dados de fontes de dados completamente diferentes mapeando colunas que contêm dados semelhantes ou idênticos. Quando você cria relações nos dados, cria algo completamente novo no Excel que pode ser usado em Tabelas Dinâmicas, Gráficos Dinâmicos ou qualquer objeto de apresentação de dados do Excel.

Os dados salvos são armazenados dentro da pasta de trabalho do Excel. Os dados são altamente compactados, criando um arquivo de um tamanho gerenciável em uma estação de trabalho cliente.

No final, o usuário tem um único arquivo de pasta de trabalho (.xlsx) que contém dados inseridos, que são extraídos e processados por um processador interno, mas renderizados exclusivamente por meio do Excel. A compactação e o processamento são feitos pelo mecanismo VertiPaq do Analysis Services. O processamento de consulta é executado de forma transparente em segundo plano para fornecer suporte para dados em grande escala no Excel. Classificar e filtrar são operações muito rápidas porque são executadas pelo mecanismo VertiPaq do Analysis Services.

O que é o PowerPivot para SharePoint?

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Os dados do PowerPivot em uma pasta de trabalho do Excel são uma fonte de dados do Analysis Services que requer uma instância de servidor do Analysis Services no modo integrado do SharePoint para carregar os dados e responder a consultas interativas emitidas de uma pasta de trabalho do Excel. Em uma estação de trabalho cliente, o servidor do Analysis Services é executado no processo dentro do Excel. Em um farm do SharePoint, o Analysis Services é executado em um servidor de aplicativos em que é emparelhado com o Serviço de Sistema do PowerPivot para manipular solicitações do lado de servidor para dados do PowerPivot. O compartilhamento de pastas de trabalho do PowerPivot em um farm é habilitado por meio dos Serviços do Excel e do SQL Server PowerPivot para SharePoint.

O PowerPivot para SharePoint adiciona serviços e infraestrutura para carregar e descarregar dados do PowerPivot. Em comparação com outras fontes de dados corporativas de BI grandes, que são limitadas em número e gerenciadas de modo rígido por especialistas de banco de dados, os dados do PowerPivot são gerenciados por serviços e infraestrutura. Em um determinado momento, pode haver dezenas ou centenas de pastas de trabalho do PowerPivot abertas na memória em servidores de aplicativos no farm. O Serviço de Sistema do PowerPivot rastreia essa atividade, configurando novas conexões com dados que já estão carregados na memória e armazenando em cache ou descarregando dados se eles não forem mais usados ou quando há contenção para recursos do sistema. Os dados de integridade de servidor e outros dados de uso são coletados e apresentados em relatórios para proporcionar a você uma ideia do funcionamento geral do sistema.

Consultando dados do PowerPivot no SharePoint

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Quando você exibe uma pasta de trabalho do PowerPivot em uma biblioteca do SharePoint, o dados do PowerPivot que estão dentro da pasta de trabalho são detectados, extraídos e processados separadamente em instâncias de servidor do Analysis Services dentro do farm, enquanto os Serviços do Excel renderizam a camada de apresentação. Você pode exibir a pasta de trabalho totalmente processada em uma janela de navegador ou em um aplicativo de área de trabalho do Excel 2010 que tenha o suplemento do PowerPivot.

O diagrama a seguir mostra como uma solicitação de processamento de consulta se move pelo farm. Como os dados do PowerPivot fazem parte de uma pasta de trabalho do Excel 2010, uma solicitação de processamento de consulta ocorre quando um usuário abre uma pasta de trabalho do Excel em uma biblioteca do SharePoint e interage com uma Tabela Dinâmica ou um Gráfico Dinâmico que contêm dados do PowerPivot.

Os componentes dos Serviços do Excel e do PowerPivot para SharePoint processam partes diferentes do mesmo arquivo de pasta de trabalho (.xlsx). Os Serviços do Excel detectam os dados do PowerPivot e solicitam o processamento em um servidor do PowerPivot no farm. O servidor do PowerPivot aloca a solicitação a uma instância do Serviço Analysis Services que extrai os dados da pasta de trabalho na biblioteca de conteúdo e os carrega. Os dados armazenados na memória são mesclados de volta na pasta de trabalho renderizada e devolvidos ao Excel Web Access para apresentação em uma janela de navegador.

Nem todos os dados de uma pasta de trabalho do PowerPivot são tratados através de PowerPivot para SharePoint. Os Serviços do Excel processam tabelas e dados de células de uma planilha. Apenas Tabelas Dinâmicas, Gráficos Dinâmicos e slicers que vão contra os dados do PowerPivot são manipulados pelo serviço PowerPivot.

Para que serve o PowerPivot?

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Os aplicativos cliente e servidor do SQL Server PowerPivot dão suporte para business intelligence de autoatendimento que coloca recursos avançados de análise à sua disposição, permitindo a você obter informações melhores e ideias em relação aos números que orientam decisões, objetivos e iniciativas em toda a organização. Juntos, o PowerPivot para Excel e o PowerPivot para SharePoint fornecem novas ferramentas e infraestrutura para:

• Usuários do Excel que sabem como estruturar, analisar e calcular dados multidimensionais em pastas de trabalho e Tabelas Dinâmicas.
• Usuários do SharePoint que usam sites de equipe e recursos de gerenciamento de documentos para armazenar informações e colaborar com colegas.
• Profissionais de bancos de dados e TI que desejam delegar tarefas de desenvolvimento de dados de negócios para aqueles que precisam mais dos dados, mas querem manter controles suficientes para que os dados sejam protegidos, monitorados, reproduzidos e arquivados.

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Texto extraído do site http://msdn.microsoft.com/pt-br/library/ee210692.aspx.

Integrando Excel a Bancos de Dados

Que o Excel é uma poderosa ferramenta todos já sabemos. Mas que podemos fazer dele uma aplicação e utilizarmos de apoio bancos de dados é algo ainda inexplorado. Lógico, não é algo que se faça em simples cliques ou formatações. É necessário conhecimentos em Bancos de Dados e também em programação VBA. Mas a complexidade desse trabalho compensa em muito quando o resultado obtido é uma aplicação final totalmente parametrizada para o seu negócio.

Vamos a algumas etapas da construção dessa integração utilizando bancos de dados Access e Oracle:

Access

Uma vez criado o banco de dados devemos analisar as tabelas que serão integradas. Vamos usar um exemplo. Veja a tabela abaixo:

Essa tabela contém apenas dois campos: COD_ALUNO e NOME_ALUNO.
A integração que será feita no Excel servirá para inserir dados nessa tabela atualizando esses dois campos.

Vamos agora ao Excel.

Vamos criar duas colunas conforme as tabelas do Banco de Dados e com um registro:

Criada a interface vamos agora ao Visual Basic criar o código fonte para a integração:

Sub cadastrarAluno()

Set cn = New ADODB.Connection
cn.ConnectionString = “Provider=Microsoft.Jet.OLEDB.4.0;” & _
“Data Source=C:\CadastroDeAlunos.mdb”
cn.Open

Set rs = New ADODB.Recordset
rs.Open “ALUNOS”, cn, adOpenKeyset, adLockPessimistic
rs.AddNew ‘ prepara para adicionar um novo item
rs!COD_ALUNO = Sheets(“Plan1).Range(“A2”).Value
rs!NOME_ALUNO = Sheets(“Plan1”).Range(“B2”).Value

rs.Update

rs.Close
cn.Close
Set rs = Nothing
Set cn = Nothing

resposta = MsgBox(“Aluno cadastrado com sucesso!”, vbExclamation)
End Sub

Observações: alterar o caminho do DataSource para o local onde está o banco de dados.

Antes de rodar esse código devemos habilitar o Microsoft ActiveX Data Objects 2.6 Library no Editor do Visual Basic:

Acesse Ferramentas >> Referências e localize a opção na lista:

Agora o código está pronto para ser rodado. Basta inserir um botão no Excel a associar a macro a esse botão.

Oracle

Para realizar a integração a um Banco de Dados Oracle é necessário criar uma conexão ODBC (clique aqui para ver como).

Vamos usar o mesmo exemplo anterior.

No ambiente VBA insira o código a seguir:

Sub inserirBanco()
Dim strConnection As String
Dim conn As New ADODB.Connection
Dim rs As New ADODB.Recordset
Dim strSQL As String
strConnection = “DRIVER={Oracle em OraClient10g_home1};SERVER=SERVIDOR;UID=userId;PWD=Senha;DBQ=SERVIDOR;DBA=W;APA=T;EXC=F;XSM=Default;FEN=T;QTO”
conn.Open strConnection
strSQL = “INSERT INTO ALUNOS (COD_ALUNO, NOME_ALUNO) VALUES (” & Range(“A2”) & “,” & Range(“B2”) & “)”
rs.Open strSQL, conn, 3, 3
‘rs.Close
‘conn.Close
End Sub

Observação: as fontes em vermelho são credenciais próprias dos bancos de dados e devem ser substituídas.

Pronto. Basta agora associar essa macro a um botão no Excel.

As informações acima são o conteúdo básico para termos noção de como proceder na integração. Cabe agora utilizarmos da nossa criatividade para criarmos uma aplicação fantástica que utiliza-se de um banco de dados deixando o Excel para somente executar cálculos e extrair informações (como um produto de BI dentro do Excel).

Abaixo um exemplo de uma aplicação desenvolvida e que foi tomada como exemplo nesse tópico:

Boa atividade a todos!

Excel como Business Intelligence

Hoje em dia a necessidade de uma rápida resposta para as tomadas de decisão dos gestores é algo impressidível para as organizações.

Business Intelligence retrata bem essa necessidade e vem com poderosas soluções que prometem entregar respostas para as mais diversas perguntas que são feitas dentro das empresas, tais como: “Pra quem estou vendendo mais?”, “Qual é meu lucro do semestre?”, “Qual cliente é mais rentável?”.

As soluções de BI estão chegando cada vez mais fortes no mercado e por conta disso várias indústrias de software optam por disponibilizar em seus ERP’s essas soluções imbutidas.

Porém esse nicho de mercado é altamente explorado por indústrias de software específicas para esse assunto. Indústrias fortes, com excelentes produtos e que podem criar uma análise fantástica de resultados.

O problema, para muitas empresas, é que paga-se bem por produtos desse elevado nível de qualidade e capacidade dos softwares de BI.

Para resolver o problema do custo de aquisição de um software de BI uma solução é criar essas análises via Excel, ferramenta a qual muitas empresas já possuem e que não precisarão mais despenter de investimentos.

Então como trabalhar com BI utilizando o Excel?

Para nos benecificarmos dessa poderosa utilidade do Excel devemos seguir alguns passos:

1) Criar uma conexão ODBC com o Banco de Dados;
2) Desenvolver instruções SQL dentro do ambiente Microsoft Query (esse ambiente é iniciado ao ser feita a conexão com o Banco de Dados);
3) Enviar as informações do MS query para a planilha;
4) Utilizar as funcionalidades avançadas do Excel, como tabelas e gráficos dinâmicos, fórmulas e macros.

Para o sucesso desse trabalho é necessária uma boa equipe de TI com conhecimentos em Excel, Banco de Dados e Análise de Negócio. Juntando todos esses quesitos com certeza a empresa poderá se beneficiar de uma poderosa solução com baixos custos.

Sucesso a todos!